La gestione dei progetti svolge un ruolo cruciale nel raggiungimento del successo in qualsiasi organizzazione.
Implementando strategie e tecniche efficaci, i project manager possono garantire che i progetti siano ben pianificati, eseguiti e monitorati, portando così alla produzione di risultati ottimali.
In questo articolo esploreremo insieme le cinque pratiche fondamentali per padroneggiare l’arte della gestione dei progetti e raggiungere obiettivi ambiziosi.
Pratica n°1: definizione chiara del progetto e degli obiettivi
Uno dei pilastri fondamentali di una gestione progettuale di successo è una chiara definizione del progetto, che comprende l’identificazione di obiettivi ben definiti e inequivocabilmente chiari.
Infatti, senza una comprensione precisa di ciò che il progetto mira a raggiungere, diventa difficile:
- stabilire aspettative realistiche
- allocare efficacemente le risorse
- prevedere l’impatto economico
Tutti aspetti essenziali per una buona gestione progettuale.
Stabilendo (e comunicando) in modo chiaro lo scopo del progetto e i risultati previsti, si gettano solide basi per il successo.
Un modo efficace per raggiungere questo obiettivo è quello di iniziare documentando accuratamente i requisiti del progetto, compresi tutti i risultati attesi ed eventuali vincoli o dipendenze. Questo assicura che tutti i soggetti coinvolti abbiano una chiara comprensione delle aspettative del progetto e degli ostacoli da superare lungo il percorso, a volte piuttosto impervio, tra l’avvio e la consegna.
Pratica n°2: Pianificazione completa del progetto
Un’accurata pianificazione del progetto rappresenta la colonna portante di una gestione di progetto efficace.
Normalmente comporta:
- la creazione di un programma e di una tempistica di progetto dettagliati
- identificare i rischi potenziali
- l’allocazione efficace delle risorse, in linea con le priorità e le esigenze del progetto.
Un piano di progetto ben strutturato fornisce una tabella di marcia completa e dinamica che guida il team progettuale per tutto il ciclo di vita del progetto stesso. Non è qualcosa di statico, ma è abbastanza solido e concreto da fornire una direzione chiara da seguire a chiunque partecipi allo svolgimento delle attività.
Vediamo alcuni suggerimenti praticabili:
- inizia a suddividere il progetto in attività basate sulla loro specifica natura o sull’ambito di applicazione
- genera per ogni macro-attività un elenco di sotto-attività, facilmente gestibili, che possono essere assegnate a particolari team o individui
- stabilisci tempistiche realistiche per ogni macro-attività e sotto-attività, assicurandoti di considerare eventuali dipendenze
- identifica e segnala i punti critici che possono essere previsti in anticipo
Durante la pianificazione, dovresti cercare di anticipare, per quanto possibile, i potenziali rischi e sviluppare così le opportune strategie di mitigazione (o quantomeno tenere anticipatamente conto di possibili ritardi nella tabella di marcia). Identificando e affrontando i rischi in modo proattivo, si riduce al minimo la probabilità di ritardi stravolgenti o interruzioni durature.
Pratica n°3: Comunicazione efficace e coinvolgimento degli stakeholder
Una comunicazione efficace è più importante di quanto si possa immaginare.
Infatti, è essenziale stabilire canali di comunicazione aperti e trasparenti per facilitare la collaborazione, favorire la fiducia e garantire che tutti gli stakeholder siano ben informati durante il progetto e lo svolgimento delle sue fasi.
Esistono principalmente due tipi di comunicazione che devono essere gestiti correttamente nella gestione dei progetti:
- comunicazione interna tra le persone e i team coinvolti nel progetto
- comunicazione esterna ai vari stakeholder (lo stakeholder principale è di solito il committente).
Per quanto riguarda la comunicazione interna, è importante incoraggiare un dialogo aperto, condividere gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento e fornire ai membri del team una piattaforma per chiedere chiarimenti, rivedere la documentazione o sollevare questioni. [Intelness] (https://www.intelness.com “Il software aziendale per trasformare l’eccellenza operativa in un’abitudine aziendale”) è la piattaforma perfetta per fare tutto questo, a proposito 😉
Per quanto riguarda la comunicazione con il committente, essa ha lo scopo di gestire le aspettative e di tenere alto il coinvolgimento durante l’avanzamento del progetto. Inoltre, spesso i clienti committenti forniscono feedback che, se ascoltati attivamente e in modo partecipativo, consentono a te a di conseguenza al tuo team di essere più agile nell’affrontare potenziali cambiamenti e riorganizzazioni in tempi brevi.
Pratica 4: una abile gestione del team
Un team performante è una risorsa inestimabile per il successo del progetto.
Di norma, si può affermare che un team valido e performante, rispetto alla media, è più:
- responsabile
- efficace ed efficiente
- orientato a trovare soluzioni
- coeso e collaborativo
È quindi naturale che la gestione di un team di questo tipo debba essere incentrata su:
- promuovere la collaborazione
- responsabilizzare tutti i membri del team
- affrontare qualsiasi conflitto o sfida in modo aperto e costruttivo (e prima lo si fa meglio è).
La gestione di un team non è un gioco da ragazzi, ma esiste un solido punto di partenza che può rendere il tutto molto più semplice nel lungo periodo. Infatti, per costruire un team vicente, occorre innanzitutto:
- considerare i punti di forza, le capacità e le competenze di ciascun membro del team
- assegnare compiti che siano in linea con le capacità di ciascuno, offrendo opportunità di crescita e sviluppo
- incoraggiare la collaborazione e creare una cultura di squadra positiva che promuova la comunicazione aperta e il sostegno reciproco
Pratica n°5: monitoraggio, valutazione e adattamento
Il monitoraggio e la valutazione regolari sono fondamentali per mantenere i progetti in carreggiata e garantire che siano in linea con gli obiettivi prestabiliti. Il monitoraggio consiste nel tracciare e seguire i progressi del progetto, con l’obiettivo principale di identificare per tempo le deviazioni dal piano e affrontarle così in modo proattivo.
Per creare una struttura di base dalla quale monitorare e valutare lo svolgersi del progetto, dovresti prendere in considerazione di impostare quanto prima:
- metriche di performance
- indicatori chiave di prestazione (KPI)
Lo strumento di gestione dei progetti di Intelness è dotato di analitiche che mostrano indicatori utili senza che tu debba muovere un dito. In ogni caso, stabilire chiare metriche di performance è essenziale per procedere nella giusta direzione. Esaminare regolarmente queste metriche consente di valutare lo stato di salute del progetto e di prendere decisioni basate su dati e non su opinioni.
Un altro aspetto del monitoraggio è il reporting o rendicontazione. La rendicontazione è essenziale per chiunque sia coinvolto nel progetto: fornire aggiornamenti sulle tappe raggiunte, sui rischi identificati e mitigati e su eventuali aggiustamenti apportati al piano può aumentare il senso di coinvolgimento del team e può aiutare gli stakeholder a consolidare la loro fiducia sia in te come project manager professionista sia nel risultato del progetto stesso.
Inoltre, l’analisi e il monitoraggio consentono di adattare e riallineare tutto quando qualcosa cambia o quando i risultati non sono conformi alle aspettative. Adattare il progetto significa modificare parti del progetto, o addirittura qualche obiettivo, per rispondere concretamente ai problemi o alle nuove esigenze che si presentano. È importante mantenere un approccio dinamico e considerare il progetto come una creatura viva e vegeta che può evolvere nel tempo, mantenendo al contempo una salda padronanza dello scopo, degli obiettivi e delle finalità.
Conclusioni
La padronanza della gestione dei progetti richiede una comprensione e un’applicazione completa di queste cinque pratiche. Implementando una chiara definizione del progetto e degli obiettivi, una pianificazione completa, una comunicazione efficace, un’abile gestione del team e un monitoraggio diligente, i project manager possono non solo aumentare le loro possibilità di successo, ma anche promuovere l’efficienza e una collaborazione trasparente.
Se sei di fretta e non hai letto tutti i paragrafi, assicurati almeno di ricordare questi punti chiave:
- Definire per conquistare: inizia con una chiara definizione del progetto e con obiettivi precisi e ben definiti
- Pianificare come un professionista: crea una tabella di marcia che guidi il tuo team allargato attraverso un vero e proprio piano di progetto
- Comunicare per il successo: mantieni i canali di comunicazione aperti e trasparenti per favorire la collaborazione e il coinvolgimento degli stakeholder
- Fare squadra e spiccare il volo: costruisci un team ad alte prestazioni, alimentate la collaborazione e affrontate i conflitti per garantire un’esecuzione fluida del progetto.
- Monitorare, valutare, adattare: Monitora regolarmente i progressi, valuta le metriche stabilite e coltiva la capacità di adattamento per guidare tutti nella giusta direzione
Devi solo prepararti bene, project manager! Padroneggiando queste best practice, sarai in grado di affrontare qualsiasi progetto con sicurezza e di ottenere risultati notevoli.
La gestione dei progetti non è solo una questione di processi e metodologie; si tratta di trovare il perfetto equilibrio tra struttura e creatività, organizzazione e flessibilità. Con queste best practice nel tuo kit di strumenti, sarai sulla buona strada per diventare una superstar del project management!
